Мне кажется, что надо по времени разбить оставшееся время на несколько этапов. Например:  определение ответственных, подача заявок-уточнение списков на участие, реквизиты и сумма для перевода фин.средств для участия.  По финансам:  кроме нашего "стола" планируются ли еще какие-то расходы (памятные значки и т.д)?  О сумме говорить бессмысленно, все примерно знают  разумные цены посещения ресторана. +- 20 руб большого значения для тех , кто собрался ехать, не сыграют. Может быть разумно  сделать здесь на сайте   открытый обновляемый список желающих поехать?